Tiimin toimintahäiriöistä

Patrick Lencioni käsittelee kirjassaan Overcoming the Five Dysfunctions of a Team (2005) tiimeissä näkyviä erilaisia toimintahäiriöitä ja miten niiden kanssa toimitaan. Toimintahäiriöt ovat seuraavat: Luottamuksen puute, konfliktien pelko, ei sitouduta, vastuun ottamisen puute, unohdetaan tulokset.

Lencioni kuvaa toimintahäiriöitä pyramidilla seuraavasti:

 

Pyramidilla kuvaaminen herättää ajatuksen tärkeysjärjestyksestä. Alimmaiset palikat luovat meille perustan, jotta ylemmät palikat ovat mahdollisia ja toimivat oikein.

Mitä toimintahäiriöt siis tarkoittavat?

Luottamuksen puute (Absence of trust)

“Luotan, että Joonas tekee työn huolella.” -kaltaista luottamusta tässä ei haeta.

Luottamuksen puutteella Lencioni tarkoittaa haavoittuvuuteen perustuvaa luottamusta (vulnerable-based trust). Tiimin sisällä ei voida olla aidosti avoimia omasta elämästään. Luottamuksen puute estää oikeiden asioiden kertomisen, mikä aiheuttaa varautuneisuutta ja verhon taakse piiloutumista. Kun luottamusta ei ole tarpeeksi, estää se käytännössä kaiken tiimimäisen toiminnan. Keskustelu ei ole avointa ja synnyttää myös poliittiselta keskustelulta kuullostavaa jargonia!

Miten luottamusta kasvatetaan? Lencionilla on erilaisia toiminnallisia työkaluja lueteltuna ja suurin osa tai oikeastaan kaikki perustuvat osaltaan vuorovaikutukseen. Itse uskon vahvasti, että yhteiset, ilman kiirettä käydyt keskustelut tiimin todellisista tuntemuksista, auttavat luottamuksen rakentumiseen. Luottamuksen rakentaminen vaatii aikansa. Vaikka yritys olisi toiminut jo useamman vuoden, ei luottamusta vältttämättä ole syntynyt, ellei asian eteen tehdä jotakin. Kokeilkaa istahtaa tiimin kanssa ympyrään. Älkää pitäkö mitään käsissä tai sylissä. Näette toisenne ilman ponnisteluja. Keskellä ei ole kuin läpikäytävä aihe.

Luottamuksen ollessa kunnollisella tasolla voidaan tiimissä päästä seuraavan toimintahäiriön kimppuun.

Konfliktien pelko (Fear of conflict)

Onko usein käynyt mielessä, että nyt tekisi mieli sanoa vähän kovemmin jokin asia! Ärsyttää kun tuntuu ettei ymmärretä tai tehdään samaa virhettä yhä uudestaan ja uudestaan? Tuulettaminen ei ole paha asia! Asiasta voi keskustella jopa kiivaasti. Tämä on mahdollista ainoastaan, kun luottamus on kunnossa. “Uskallan sanoa sinulle tämän, koska luotan siihen, että ymmärrät tarkoitukseni ja etten ajattele tätä henkilökohtaisesti.”

Lencioni mainitsee kirjassaan, ettei konfliktien kuulu mennä henkilökohtaisuuksiin menevän rajan yli, mutta voi käydä siinä ihan lähellä.

Itse koen konfliktit sellaisina, että niiden syntymistä ei saa pelätä, mutta haluan tiedostaa sen, että konfliktin tullessa, molemmat osapuolet haluavat sen myös selvittää. Selvittämätön konflikti aiheuttaa turhaa stressiä ja mielikuvitus saa aivan liikaa sijaa.

Sitoutumisen puute (Lack of commitment)

Tiimikaverisi saa mielestään hyvän idean yrityksen parhaaksi ja on valmis aloittamaan hommat. Monet pitävät ideaa hyvänä ja muutamat eivät osaa sanoa juuta eikä jaata. Sitoutunut tiimi ottaa askeleita työn edistymiseksi vaikka ei aina pidä ideaa alkuun järkevänä.

Todella usein ei täysin ymmärretä, mitä ollaan tekemässä. On tärkeää, että tekemisen ohella muistutetaan ja käydään läpi tekemistä, jotta pysytään kartalla. Vastuu on leaderin lisäksi myös tiimillä! Tämäkin kuulostaa älyttömän helpolta, mutta on todella vaikeaa todellisuudessa.

Vastuun välttely (Avoidance of accountability)

Patrick Lencioni käyttää accountability-sanaa selittämään tiimin halua muistuttaa toisiaan siitä, milloin tiimiläinen ei täytä sovittuja standardeja toiminnan tasossa. Kuinka moni nostaa kättään kun kysytään vapaaehtoista? Kuinka moni on toteuttamassa sitä mitä tuli työpaikalle tekemään alunperin? Lencionin mielestä hyvänä motivaattorina työntekijällä toimii nimenomaan haluttomuus pettää oman työkaverin luottamus, kuin auktoriteetilta mahdollisesti saatavan rangaistuksen pelko. Voisin kuvitella, että omaan työhönsä fakkiutunut työntekijä saa aivan uutta virtaa ollessaan vastuussa itsensä lisäksi myös työtovereilleen, eikä vain johdolle.

Lencioni kertoo että tiiminjäsenten tulee tietää toisten tekemisistä, jotta sovittujen toiminnan tason standardien täyttyminen tulee näkyväksi. Kun luottamus ja konfliktit ovat hallussa, ehdottaa Lencioni “lightning round” -työkalua kehittämään tiimiläisten tietoisuutta. Työkalussa toimitaan yksinkertaisuudessaan niin, että jokainen tiiminjäsen saa aikaa 30 sekuntia kertoa viikon kolme tärkeintä tehtävää. Jos joku tiimiläisistä kokee, että priorisoinnissa on kyseenalaistettavaa tai että henkilön aikaa tarvitaan muualla, on kyseinen hetki oikea aika tuoda se esille.

Parasta vastuunottoa on mielestäni se, kun tekee virheen ja ottaa siitä vastuun. “Mä mokasin, kehityn, jatketaan.”

Ei huomioida tuloksia (Inattention of results)

Kaikki edelliset häiriöt on hoidossa, mutta unohdetaan tärkeä kärki, tulokset. Tuloksiin ei keskitytä, vaan tuudittaudutaan mukavaan tekemiseen. Tuloksiin tulee keskittyä ja tavoitteiden tulee olla näkyvillä seinillä tai muualla. Minulle ehdotetaan usein vision boardin tekemistä. Board pitäisi sijoittaa paikkaan, jossa sen varmasti näkee päivittäin. Tämä mahdollistaa sen, että kyseiset tavoitteet palautuvat mieleen silloinkin, kun niitä ei osaa ajatella.

Tuloksia tulee myös mitata. Tiimi voi todella aiheuttaa positiivista painetta toisilleen! Tietysti alemmat tasot on syytä olla kunnossa, jotta ei aiheudu ahdistusta.

Ei saa unohtaa alatasoja!

Pyramidin kuva mielessä huomaan kiinnittäväni huomiota siihen, miten usein alatasot jäävät vähäiselle arvostukselle ja keskitytään vain ja ainoastaan tuloksiin. Kun näin on, työskentely tapahtuu myös pääsääntöisesti yksin eikä tiimityöskentelyä ole. Vuorovaikutus pakollisissa palavereissa on poliittista ja ajanhukkaa.

Erittäin iso lukusuositus Lencionin kirjallisuudelle! Löytyy suomeksi ja enemmän sitten englanniksi. Tämä postaus oli täysin pintaraapaisua. Keskustelen mielelläni aiheesta enemmänkin! On hyvä välillä pohtia, miten omassa työympäristössä näkee asioiden olevan.

Virheistä

Virhe

Miksi pelkäämme virheiden tekemistä? Meidät on pitkälti eri tahojen toimesta kasvatettu siihen. “Virheistä saat maksaa”, “epäonnistuminen ei ole vaihtoehto” ja mitä näitä nyt on. Jos nyt luettuasi alun, ajattelet, että kohdallasi on ollut toisin, olet etuoikeutetussa asemassa. Kun menemme töihin, voi olla ettemme uskalla tehdä mitään ennen tarkkojen ohjeiden saamista. Tai jos saamme hyvän idean, haluamme sille hyväksynnän ennen toteutusta. Emme siis todella uskalla tehdä virheitä. Vai onko asia kuitenkin niin, että meidän ei todella anneta tehdä virheitä? Virheen tekeminen sinänsä on todella helppoa ja kaikki meistä onneksi tekee niitä väkisinkin. Rankempi puoli on siinä, että todella iloitset virheistäsi ja otat niistä vastuun. Eli me teemme varmasti virheitä. Syytämmekö siitä muita vai olemmeko todella tietoisia tekemisestämme ja otamme tehdystä täyden vastuun ja olemme ylpeitä siitä.

Saman virheen toteuttaminen uudelleen ja uudelleen kertoo mielestäni enemmänkin haluttomuudesta oppia.

Itse olen välillä sellaisessa moodissa, että haluan vain tehdä asioita sen suuremmin niitä miettimättä. Tällöin yleensä tulee eniten kömmähdyksiä. Tämä kuitenkin liittyy samalla kokemattomuuteen. Kun en tiedä tarkalleen mitä olen tekemässä, haluan vain kokeilla. Opin siinä samalla. Olen kuin turisti vieraassa kaupungissa ajamassa yksisuuntaista väärään suuntaan heiluttaen hymyillen ihmetteleville vastaantulijoille. En pidä niitä tyhminä virheinä. Tiedän että tulen tekemään pikkuvirheitä ja en välttyisi niiltä vaikka kuinka suunnittelisin. Kuitenkin, saman virheen toteuttaminen uudelleen ja uudelleen kertoo mielestäni enemmänkin haluttomuudesta oppia.

Äiti sanoi minulle pienenä, että älä koske saunan kiukaaseen se on kuuma! Koskin. En koske enää, ainakaan tahallani.

 

Itse tunnun välillä pelkäävän onnistumista.

Ihmisistä ympärillä

Näin ystävänpäivänä ei mielessä pyöri kuin ajatus ympärillä olevista ihmisistä. Olen lukenut ajatuksia siitä, miten viisi läheisintä ihmistä elämässä muodostavat suuren osan omasta itsestä. En pidä tätä ollenkaan hölmönä ajatuksena. Kuinka usein huomaan sen, miten sanonnoissani tai teoissani huomaan samaistuneeni ystävääni. Tai kun oma avopuoliso kiinnostui kestävästä ajattelusta, aloin itsekin kiinnittämään huomiota kestävyyteen aivan eri tasolla kuin ennen. Kun olen tiimivalmennuksissa kuullut muiden viisaita ajatuksia ja näkemyksiä yrittämiseen, markkinointiin, viestintään tai muuhun, olen saanut aiheesta lisää tietoa heidän innostamana ja kasvattanut näkökulmaani.

 

Ihmiset ympärillämme muokkaavat meitä.

Tärkeät ihmiset voivat olla myös elämässämme kirjan, blogin tai vaikka Twitter-tilin muodossa. Itselläni on muutamia kirjailijoita, jotka ovat antaneet minulle kipinän muuttaa ajattelua ja joihin palaan usein valmennuksissa tai muutoin arjen tilanteissa.

Haluan sanoa, että ihmiset ympärilläni ovat muuttaneet minua. He eivät tee sitä tarkoituksella, vaan olemalla omia itsejään. Kiitän elämässäni olleita ja siinä olevia ihmisiä!

 

Soturi tietää, että ihminen ei ole saari.

Hän ei pysty taistelemaan yksin, ja olipa hänen suunnitelmansa mikä hyvänsä, hän on riippuvainen muista. Hänen on päästävä keskustelemaan strategiastaan, pyydettävä apua, ja lepohetkinä hän tarvitsee jonkun jolle kertoa nuotion äärellä taistelutarinoita.

Mutta hän ei anna ihmisten pitää toveruuttaan epävarmuutena. Hän on avoin teoissaan ja vaitonainen suunnitelmissaan.
Valon Soturi tanssii tovereidensa kanssa, muttei luovuta kenellekkään vastuuta askelistaan.

-Paulo Coelho, Valon Soturin käsikirja-

 

 

Inspiraatiosta

Inspiraatio tuntuu usein olevan meiltä hukassa. Hakiessamme tukea tekemättömyydellemme, meitä kehotetaan etsimään oma inspiraation lähde. Mikä on inspiraation lähde? Entä mikä sen tyrehdyttää? Mihin inspiraatiota tarvitaan? Koko inspiraatio sana tuntuu mielestäni kovin huvittavalta.

Olen kuullut inspiraation löytyvän musiikista, elokuvista, puheista, keskusteluista, kokemuksista ja monesta muusta. Itse olen hakenut inspiraatiota esimerkiksi blogin kirjoittamiseen jo viimeiset kuusi kuukautta. Olen hakenut sitä kaikesta mahdollisesta mitä edellä mainitsin. En kuitenkaan ole osannut valjastaa hyvästä musiikista saamaani energiaa kirjoituksiin.

Saan voimaa dialogista ihmisten kanssa. Meillä on valmentajien kanssa erilaisia tapaamisia, joissa pääsemme keskustelemaan todella mielenkiintoisista asioista. Keskusteluiden jälkeen oloni on hyvin inspiroitunut, mutta en silti pysty hyödyntämään sitä kirjoittaakseni blogiin tekstiä. Tämä on mielestäni huvittavaa, koska ihan aidosti tunnen tarvetta ja halua jakaa oppimaani ja oivalluksiani.

Seth Godin kuitenkin kertoi minulle paremman tavan löytää inspiraatio: en enää etsi sitä. Päätän ajan ja aloitan kirjoittamisen. Tämä on nyt illan kolmas teksti jota kirjoitan ja ensimmäinen josta saan edes itse jotain selvää. Kirjoitan vaikka syntyisi mitä tahansa roskaa. Olen nyt merkannut kalenteriin jokaiselle keskiviikolle takarajan postaukselle.

En siis koe tarvitsevani inspiraatiota. Inspiraatio tai sen puute vaikuttaa tekosyyltä tekemättömyydelle. Olen vahvasti tekemättömyyden kannattaja. Jos emme tee mitään, ollaan siitä ylpeitä. Tekemättömyys on itselleni tapa meditoida. Ei keksitä tekosyitä. Jos todella haluamme tehdä jotain, aloitamme väkisin tekemisen ja huomaammekin hämänneemme aivoja tekemään jotakin todellista. Silloin syntyy myös inspiraatio.

Oma inspiraationi syntyy tekemällä jotain. Inspiraation lähdettä täyttää kaikki mahdollinen ja lähteen tyrehdyttää tekemättömyys. Tyrehtyneen lähteen saa täyteen vain pakottamalla. Siinä se.

 

Opettaja kysyi kerran oppilailtaan, kumpi on tärkeämpää: viisaus vai toiminta.

Oppilaat olivat yksimielisiä: “Toiminta tietysti. Mitä hyötyä on viisaudesta, jos se ei ilmene toimintana?”

Opettaja sanoi: “Entä mitä hyötyä on toiminnasta, jos sydän on valaistumaton?”

-Anthony de Mello-

 

Hiljaisuudesta

Hiljaisuus on muodostunut itselle tärkeäksi asiaksi. Monesti valmennuskerroilla meillä on hiljaisia hetkiä, ja kyseisellä hetkellä odotetaan, kuka rikkoo kiusalliseltakin tuntuvan hetken. Katsotaan toisia ihmisiä ympärillä. Odotetaan jonkun sanovan jotain. Tämän mahtavan hetken voisi valmentaja tuhota panikoimalla ja kertoa jotakin ainoastaan tuodakseen ääntä. Parhaimmillaan tapahtuu niin, että joku muu saa kerättyä ajatuksensa ja mahdollisen rohkeuden kertoa ajatuksistaan.

Hiljaisuus mahdollistaa ajatuksiemme asettumisen. Saamme miettiä aiemmin puhuttua ja mielemme alkaa kehittää uusia aiheita. Oma ajatukseni on myös tiimeissä se, että kun kestämme hiljaisuutta, lisää se automaattisesti vapautuneempaa vuorovaikutusta.

 

Muuan laiskanpulskea oppilas valitti, ettei hän ollut koskaan kokenut sitä hiljaisuutta, josta opettaja kaiken aikaa puhui.

Opettaja sanoi: “Vain toimeliaat ihmiset löytävät hiljaisuuden.”

-Anthony de Mello-

 

 

Opi toisilta!

”Olet kovin ylpeä älystäsi”, opettaja sanoi oppilaalle. “Olet kuin vankeuteen tuomittu mies, joka on ylpeä sellinsä koosta.” – Anthony De Mello, viisauden välähdyksiä

 

Kuinka usein löydämme edestämme tilanteen, jossa meille kerrotaan, että näin se menee ja näin se on aina mennyt. Kuulemme, miten lukittu selli lukkiutuu yhä useammalla lukolla. Ymmärrän hyvin, miten on helpompi turvautua jo olemassa olevaan uuden ja pelottavan sijaan. Ymmärrän, miten palavasti haluaa olla oikeassa pönkittääkseen omaa egoaan. Tiedän kuinka halu ylläpitää omaa statusta varastaa aikaa uuden näkemiseltä tai kuulemiselta.

Miten useasti olenkaan itse sortunut siihen, että luulin jo tietäväni kaiken. Yhtä usein olen myös saanut kokea pientä häpeää omasta tietämättömyydestäni. Miksi koin tuskaa siitä, etten tiennyt jotakin, mitä toinen jo tiesi? Ennen en ajatellut sitä, miten oma tietämättömyyteni ja sen hyväksyminen avaa aivan uuden ulottuvuuden. Jokainen keskustelu, jonka käyn, avaa uuden näkökulman. Miten niin yksinkertaisella tavalla voikaan saada aivan älyttömästi sisältöä elämään? Puhun siis vuorovaikutuksesta.

Vuorovaikutuksella tarkoitan dialogia. Dialogissa taas näen sääntöinä seuraavat neljä kohtaa (Isaacs: Dialogi ja yhdessä ajattelemisen taito):

  • Puhu suoraan! (Aidon itsensä ja aitojen tunteiden ilmaisu)
  • Kuuntele! (Ei vastarintaa eikä pakon asettamista)
  • Kunnioita! (Tietoisuus toisen aseman oikeudesta ja sen täydellisen ymmärtämisen mahdottomuudesta)
  • Odota! (Pidättäytyminen muodostamasta oletuksia, arvioita ja varmoja mielipiteitä)

Niin vaikeaakin kun noita kaikkia kohtia on toteuttaa, on dialogi parhaimmillaan erittäin voimaannuttavaa. Ja ajatella, puhun vain keskustelemisesta.

Puran nyt ajatukset edellä mainituista kohdista niin, miten olen ne ymmärtänyt ja ottanut käyttöön.

Puhu suoraan!

Kuinka usein muuntelemme puhumaamme? ”Miten muotoilisin tämän niin, että se ei kuulostaisi tyhmältä?”. Kyseinen lause tulee liian usein esiin. Älä ota vastuuta siitä, ymmärtääkö toinen sanomasi ensimmäisellä kerralla. Voit kysyä sanomasi jälkeen toiselta, miten hän sanomasi ymmärsi. Voit joko huomata hänen ymmärtäneen sen täysin tarkoituksesi mukaisesti tai vaihtoehtoisesti huomaat, että sanomallasi olikin aivan eri merkitys toiselle ja saat siitä lisää ajatuksia. Tärkeintä on kuitenkin puhua suoraan ja sydämestä!

Kuuntele!

Tähän olen löytänyt aiemmin blogien maailmasta upean työkalun. Valitettavasti en mitenkään muista, mistä sen luin, mutta tärkeintä on nyt tuoda ajatus esille. Kuuntelussa pyrin aina olemaan viisi sekunttia hiljaa, kun puhuja on saanut lauseensa loppuun. Tämä mahdollistaa sen, että toinen saa kertoa varmasti loppuun kaiken, mitä oli aikomassa sanoa. Tämä myös mahdollistaa puhujalle hetken aikaa miettiä, olisiko vielä jotain täydennettävää. En siis keskeytä toisen ajattelua, vaan annan mahdollisuuden. Aivan mielettömän usein keskustelukumppanin ajatukset jatkuvat. Tämä myös lisää luottamuksen tunnetta. Kokeile siis ihmeessä näinkin yksinkertaista tapaa. Kuuntele ja sen jälkeen kuuntele hiljaisuutta.

Kunnioita!

Läheskään aina et ole samaa mieltä kuin toinen. Älä tavoittele väittelyä. Toisen mielipide ei välttämättä ole omasi, mutta voit silti kiinnostuneena seurata, mikä on juuri sen ajatuksen taustalla. Taas voi käydä niin pelottavasti, että omakin mielipide muuttuu tai vaihtoehtoisesti vain vahvistuu.

Odota!

Tähän pätee myös hyvin tuo viiden sekunnin sääntö, mutta vain omien ajatuksien kohdalla. Tiedätkö tunteen, kun toinen kertoo pitävänsä vegaanisesta ruoasta ja sinun tekisi mieli heti käyttää Suomipopistakin tuttua Juha Perälän kommenttia: ”Älä tuo tuota vegepaskaa tänne”. Kuohunta sisälläsi kuitenkin varmasti laantuu kuullessasi toisen todellisista ajatuksista veganiudesta trendikkyyden sijaan.

 

Tänään tahdoin siis kirjoittaa itselle tärkeimmästä asiasta, vuorovaikutuksesta. Helpoin tapa saada apua, tulla kuulluksi ja oppia uutta, on taitaa dialogi. Googlen tekemässä tutkimuksessakin selviää se, mikä vaikutti eniten huipputiimin saamiseen. Kiteytettynä suurin vaikutus on sillä, millainen on tiimin vuorovaikutuksen laatu! Tästä löydät lisää linkin takaa Project aristotle

 

Reveiller (réveiller) on muuten ranskaa ja tarkoittaa ”havahtua, herätä”

-Joonas